Gedrag, integriteit en dilemma’s

Gedragscode
Heijmans hecht grote waarde aan het integer handelen door haar medewerkers. Openheid is daarvoor een basisvoorwaarde. Een meer open werkhouding wordt gestimuleerd door onder andere voorbeeldgedrag van management en directie, het bespreken van grote en complexe werken in de wekelijkse bestuursvergadering en de reviewmeetings met directie en concerndirectie.
In 2011 is een nieuwe gedragscode ‘de kr8 van Heijmans, een kwestie van karakter’ geïntroduceerd. Deze gedragscode sluit aan op ontwikkelingen in de branche, deleidende principes van Bouwend Nederland en de gedragscode van de NEPROM. De gedragscode is naar alle medewerkers gestuurd, er is een website geopend en wekelijks worden via intranet en Yammer stellingen over gedrag gepubliceerd. Dit heeft geleid tot toenemende discussie over de juistheid van handelen.
Voorafgaand aan deze campagne is het management getraind en is de nieuwe gedragscode nogmaals toegelicht. Doel is om dilemma’s te delen, grenzen te stellen en openheid te stimuleren.

Dilemma’s en gedrag
Heijmans is ervan overtuigd dat gedrag grote impact heeft op de kwaliteit en het resultaat van de onderneming. Denk maar aan de impact van gedrag op het vlak van veiligheid. In de bouwbranche een verschil van dag en nacht. Om gewenst gedrag te stimuleren zijn poll’s en forumdiscussies binnen Heijmans gestart. Een aantal veel voorkomende dilemma’s betreft het volgende:

Aanspreken
Gedrag dat wel of niet toelaatbaar is, is soms heel duidelijk, maar vaak minder duidelijk. Door elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag, volgens de normen die worden nagestreefd, wordt meer openheid en uiteindelijk gewenst gedrag gestimuleerd. Enkele voorbeelden betreffen het dragen van veiligheidskleding en het scheiden van afval op bouwplaatsen.

Aanvaardbaar en onaanvaardbaar
De grens tussen aanvaardbaar en onaanvaardbaar gedrag is soms moeilijk te maken, maar wel cruciaal voor de cultuur op de werkvloer. Denk aan het omgaan met vrouwen of minderheden of het privégebruik van bedrijfsmiddelen. Ten behoeve van met name de cultuurverandering heeft Heijmans in 2011 zogenaamde mindbug-trainingen georganiseerd voor senior management en een aantal peergroups in de organisatie. Doel was belemmerende vooroordelen te delen en gedrag aan de kaak te stellen. In 2012 zal hierin een volgende stap worden gemaakt.

Compliance
In 2011 is er een vijftal integriteitskwesties gemeld bij de compliance officer en/of de vertrouwenspersonen. Dit heeft geleid tot een tweetal sanctiemaatregelen, waaronder ontslag op staande voet. Per geval is eerst gekeken naar de ernst van de feiten. Hierop volgend is zo nodig direct geanticipeerd via het sanctiebeleid en zijn direct betrokkenen zoals klant of opdrachtgever geïnformeerd. Vervolgens is, indien nodig, een forensisch onderzoeker ingeschakeld. Op basis van die onderzoeken wordt een aanpak geformuleerd om nadere stappen tot uitbanning van de kwestie te realiseren. Alle meldingen zijn achteraf met betrokkenen vanuit het management en de raad van bestuur geëvalueerd.
Tevens is met het senior management een aparte training en themabijeenkomst over het onderwerp gehouden, waarin een drietal cases gedeeld is en ervaringen zijn uitgewisseld.

Integriteit
Integriteit is vastgelegd in een aantal regelingen en richtlijnen:

• Training: hierin is met name gestuurd op het delen van dilemma’s, openheid en het  stellen van grenzen.
• Reviews: integriteitskwesties worden in de raad van bestuur besproken en in managementteams (op anonieme basis) gedeeld. De commissie integriteit ziet toe op vertaling van meldingen en issues naar passend beleid.
• Gedragscode: onder het motto ‘een kwestie van karakter’ is het gewenste gedrag vastgelegd in de Heijmans Gedragscode. Deze code handelt over veiligheid, integriteit en mededinging en legt medewerkers van Heijmans de verplichting op zich volgens de gedragscode te gedragen en te handelen. Aan de gedragscode is een sanctionerings-beleid gekoppeld. Van managers wordt voorbeeldgedrag vereist.
• Integriteit is een vast onderwerp bij sollicitatiegesprekken en introductieprogramma’s. Het item is in het functioneringsbeoordelingssysteem opgenomen als competentie.
• Ter bevordering van de integriteit in de projectontwikkeling heeft Heijmans Vastgoed, aanvullend op haar kwaliteitsmanagementsysteem en de Heijmans Gedragscode, in 2009 een Transactieregister opgezet conform de NEPROM-Gedragscode. In het Transactieregister worden de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd. Hierdoor kunnen transacties achteraf worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid.

Dilemma’s integriteit
Medewerkers van Heijmans blijken vooral geconfronteerd te worden met de volgende typen dilemma’s:

Vraag van een klant
Klantgerichtheid staat hoog in het vaandel. Dat betekent dat vragen van klanten altijd uiterst serieus worden genomen. Toch blijkt in enkele gevallen dat de vraagstelling niet strookt met de afspraken die contractueel gemaakt zijn, of (achteraf) gebruikelijk zijn in de branche. In die gevallen zou informatie niet prijsgegeven mogen worden, echter, de beoordeling van de situatie liet te wensen over. Door trainingen te organiseren, polls op intranet en Yammer te plaatsen worden dit type dilemma’s inmiddels breed besproken in de organisatie. Ook is er een toolkit gemaakt in 2011 die alle medewerkers in staat stelt dilemma’s te delen, van elkaar te leren en vervolgens gezamenlijk te werken aan meer openheid en een kritische houding.

Omgaan met informatie
Naast de beursgevoeligheid van informatie speelt ook de commercialiteit van informatie een rol in veel voorkomende dilemma’s. Bijvoorbeeld bij het winnen of binnenhalen van nieuwe opdrachten is deze informatie in eerste instantie niet deelbaar. Enkel medewerkers met betrokkenheid op het project worden dan op de hoogte gesteld. Echter, het willen delen van goed nieuws of het verspreiden van tenderuitslagen via opdrachtgevers leidt soms tot dilemma’s. Dit leidt er soms toe dat Heijmans, eerder dan beoogd, doch gelijktijdig naar alle stakeholders naar buiten gaat met informatie.

Interpretatie van informatie
Informatie, zoals contracten, blijft voor meerdere doeleinden uitlegbaar. Indien daar onvoldoende over gesproken wordt, met collega’s, in projectteams, met klanten enzovoorts, kan een verschil van inzicht ontstaan zonder dat dit onderling bekend is. In sommige gevallen betreft het informatie die zo geïnterpreteerd is dat sprake is van een ongewenste situatie. Bijvoorbeeld het omgaan met certificaten van leveranciers en de garantiewerking die hiervan uitgaat.

Compliance organisatie

Compliance officer
Heijmans heeft een compliance officer aangesteld als centraal aanspreekpunt en meldpunt voor integriteitskwesties. Anonimiteit van meldingen is geborgd en de compliance officer bekijkt per melding de benodigde acties gezien de aard van de kwestie en de reglementen die daarbij gelden. In veel gevallen worden kwesties op de werkvloer opgelost, via bijvoorbeeld een gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Commissie integriteit
De commissie houdt zich bezig met de uitwerking en invoering van verbeteringen of aanvullende maatregelen op het integriteitsbeleid. De meldstructuur voorziet in een compliance functie en een vertrouwensfunctie. Om de drempel voor melders te verlagen en om beter op eventuele meldingen te kunnen inspelen, is besloten tot een eigen vertrouwenspersoon per sector. De functie van de vertrouwenspersoon is het faciliteren van, adviseren over en bemiddelen bij eventuele meldingen.

Naleving
Ter naleving en implementatie van de gedragscode is voor de sectoren en op holdingniveau een aantal vertrouwenspersonen benoemd. Deze kunnen adviseren bij dilemma’s waarmee medewerkers tijdens de dagelijkse werkzaamheden worden geconfronteerd. Al jaren verlangt Heijmans van leveranciers en onderaannemers dat zij de gedragscode van Heijmans, Bouwend Nederland dan wel een eigen (branche)code onderschrijven.
De deelnemingen van Heijmans zijn opgenomen in het register van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB). Tweejaarlijks worden (eventuele) overtredingen van de gedragscode gerapporteerd aan deze stichting met vermelding van de wijze waarop deze overtredingen door Heijmans zijn afgedaan.

Aanvullende en afzonderlijke reglementen
Op sommige plaatsen zijn waarden uit de gedragscode in aanvullende en afzonderlijke reglementen vastgelegd:

• Dossierverklaring: de Heijmans Gedragscode is nader uitgewerkt in de zogenaamde dossierverklaring. Deze verklaring wordt geëist bij iedere uitgebrachte offerte. Hiermee wordt verklaard dat bij het tot stand komen van die offerte geen sprake is geweest van concurrentiebeperkend gedrag.
• Transactieregister: Heijmans Vastgoed werkt met een Transactieregister waarin de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd worden zodat de transacties achteraf kunnen worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid.
• Klokkenluidersregeling: voor situaties waarin het vinden van een oplossing binnen de dagelijkse werksituatie lastig of onmogelijk is, heeft Heijmans een klokkenluidersregeling geïntroduceerd. In de klokkenluidersregeling staan de te nemen stappen voor het indienen van een melding van een misstand. Daarnaast wordt beschreven hoe een onderzoek naar een melding verloopt. Voorts geeft de regeling weer wat de rol van het management is in geval van een melding. De klokkenluidersregeling biedt medewerkers de mogelijkheid om een misstand mondeling of schriftelijk te melden aan het centraal meldpunt (de compliance officer) of vertrouwenspersoon, zonder dat de medewerkers daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen.
• Reglement Voorwetenschap Heijmans N.V.: dit reglement is ter naleving van de Wet op het financieel toezicht (Wft) ingevoerd. Leden van het management die participeren in het kapitaal van Heijmans N.V. zijn onderworpen aan dit reglement.
• Reglement privébeleggingen: er is een Reglement privébeleggingen voor de raad van bestuur en raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van bestuur is compliance officer voor transacties in (certificaten van) aandelen en opties. De voorzitter van de raad van commissarissen fungeert als compliance officer voor de voorzitter van de raad van bestuur.